ノンストレス渡辺の研究日誌

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Togglのログ(行動履歴)をGoogleカレンダーに予定の実績値として同期する【Zapier連携】

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ぼくはGoogleカレンダーで1日のタスクの作業時間帯をスケジューリングしている。

 

Googleカレンダーでの作業時間管理▼

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それに加えて、Togglで実際の作業時間の計測も行っている。

 

これをやる理由の1つは、事前に立てた予定と実際の稼動時間を比較するため。

それによって、「この作業に2時間の予定を振ったけど、それは妥当だったのか?」と予定を立てるときの時間の見積もりの精度を評価している。

 

その際、下の画像のようにTogglの計測値をGoogleカレンダーに自動コピーしてくれると、その作業がとてもやりやすい。

▼(青が予定赤がTogglからコピーした計測値(実績)

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こうやって比較すると、

「ああ今日は夕食に時間かけすぎたな。そういやスムージーを作るのに無駄に時間かけたな。今度はもっとブロッコリーを細かく切ってからミキサーにかけよう」

という感じで時間の使い方の最適化に役立つ。

 

というわけで、この記事ではTogglのログ(行動履歴)をGoogleカレンダーに自動で同期する方法を解説。

連携にはZapierというwebサービスを使う(無料で使えるのでご安心を)。

 

 

 

Zapierを使ったTogglとGoogleカレンダーの連携(同期)

1. zapierにログインする
アカウントがなければここで作成する。Email+パスワードかGoogleアカウントを使ってアカウント作成できる。▼

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*新規アカウント登録後は、会社名や役職、よく使うアプリなどを聞かれるが、スキップしてもいい。

 

 

2. ログインしたら「Make a zap」をクリック▼

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3. 検索窓に「toggl」と入力し、togglのアイコンをクリック▼

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4. 「New Time Entry」を選択して、「Save + Continue」をクリック▼

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5.「Connect an Account」をクリック▼

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6. TogglのAPIキーを入力する必要があるので、一旦Togglのprofileページに飛ぶ必要がある。「Toggl profile page」をクリック▼

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7. Togglのprofileページを開き、下にスクロールし、API tokenをコピーする▼

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8. コピーしたものを貼り付け、「Yes, Continue」をクリック▼

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9. zapierのページに戻り、「Save + Continue」をクリック▼

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10. 「Continue」をクリック▼

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11. この新しいzapをどのtime entryでテストするか選択するか聞かれます。これはなんでもいいので、ここでは「Time Entry A」を選択し、「Continue」▼

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12. Toggl側の設定は終了。続いてGoogleカレンダーの設定を行うので、「Add a Step」をクリック▼

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13.「Add one Now」をクリック▼

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14. 検索窓に「Google Calendar」と入力し、Google Calendarのアイコンをクリック▼

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15.「Create Detailed Event」を選択して、「Save + Continue」をクリック▼

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16.「Connect an Account」をクリック▼

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17.連携するGoogleアカウントを選択する

 

18.zapierのページに戻り、「Save + Continue」をクリック▼

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19. 設定の詳細を入力していく。以下の項目だけ設定すればオーケー▼

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Calendar:Togglのログを追加したいカレンダーを選択*

Sammary:Description

Start Date & Time:Start

End Date & Time:Stop

*僕の場合、Googleカレンダーで「実績」というカレンダーを作っている

以上を設定したら「Continue」をクリック

 

20. 予定の作成がきちんと行われるかのテストをするか聞いてくるので、「Send Test To Google Calender」をクリック。

 

21. 成功すれば「Test was successful!」と表示される。

Googleカレンダーを確認してみたら確かにログが追加されていた(21の列の赤いブロック)。これはなかなか感動する▼

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22.テストがうまくいっていれば設定は完了。「Finish」をクリックする。

 

 

連携後の活用方法

連携完了後は、Togglで作業時間の計測が終了すると、下の画像のようにタイムログ(作業時間の実績)がカレンダーに自動でコピーされるようになる。(青が予定赤が実績)▼

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同期までのタイムラグは5分前後といったところ。

 

実績の方をクリックして、メモ欄に作業の進捗などを残しておくと、次回の作業の再開がスムーズになる▼

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メモは実績のブロックを1クリックすれば見れる▼

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僕の使い方を言うと、Togglタイマーを止めてから同期までタイムラグがあるので、その時間を利用してこのメモに残すテキストを書き出し、同期が終了したらメモ欄にコピペするようにしている。

 


1日の終わりに、予定と実績を比較▼

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こうやって比較すると、

  • ここは時間の見積もりが甘かったなあ。。
  • ここは集中力がきれて時間使いすぎた、休憩を挟むべきだった
  • ここで予想外のミーティングが入って予定が崩れたなあ、もっとバッファをとろう
  • ここは予定通りできた、さすが俺

などなど振り返りができて、今後の生産性アップに必要な情報が集まる。いやあマジで便利。

 

 

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