ノンストレス渡辺の研究日誌

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タスク管理アプリを比較しまくった結果「Todoist」を使うことにした

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いま巷にはタスク管理アプリがたくさんあって、どれを使ったらいいのか一目にはわからない。

 

なので、とりあえず使って比較してみるしかない。

そして僕は色々使ってみた結果Todoistが最適解だという答えに至った。

 

この記事では、

  • 数あるタスク管理アプリの中でTodoistを選んだ理由
  • Todoistの基本的な使い方
  • Todoistの応用的な使い方

について書いていく。

 

 

 

タスク管理アプリを比較した結果、Todoistを選んだ理由

1言でいえば、「Todoistが1番シンプルで、必要とする機能が備わっていたから」ということになる。

あと、無料で使えることも(月340円の有料プランもある)。

 

タスク管理で絶対に必要になってくるのが、

  • タスクを整理するフォルダ(プロジェクト)が作れる
  • 優先順位がつけられる
  • プロジェクトの枠を超えてタスクを優先度順に俯瞰できる

詳しくは後述するが、Todoistはこのすべての機能を備えていた。

 

 

参考までに、試してみて落選したツールの落選理由を列挙しておく。興味がない人は読み飛ばして欲しい。

 

Evernote

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候補に上がった理由

  • チェックリスト使えるし、使うアプリを増やすよりなるべく集約させたいと思った

 

落選理由

  • タスク管理アプリには当たり前に備わっている「タスクを1つのユニットとして扱える」という機能がないのは不便だった。直感的に並べ替えたり、プロジェクトの移動ができないのはシンドい。
  • 全てを集約させた方が良さそうというのが間違いで、Evernoteだと色んなノートブックが乱立するからタスク管理のノートブックにたどり着くまで時間とエネルギーを消費する。Evernoteは記録・データの保管庫の役割に専念させようと思った。

 

Google ToDoリスト

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候補に上がった理由

  • シンプルで良いと思った
  • Googleカレンダーの画面から直接呼び出せるのがかなり良いと思った

 

落選理由

  • タスクの数が膨大になってくるとやはりカテゴリー(フォルダ/プロジェクト)で分けないとごちゃごちゃしてくる。そうなってくると、カテゴリーを横断してタスク全体を俯瞰したい、かつ、俯瞰しつつ優先度が高い順に並べ替えたいと思った。このアプリではそれができない(フォルダ分けはできる)。
  • ToDoリストのタスクをGoogleカレンダーにドラッグアンドドロップで予定として登録できたらめっちゃ便利だと思うんだけど何でやらないんだろ

 

Trello

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候補に上がった理由

  • 1つのリストの中で複数のカラムを作れて進捗管理できるのはすごく便利
  • タスクの中にメモを残したり、ファイルを添付するのが無料でできるのはすごいと思った(これも進捗管理する上でめちゃくちゃ便利)

 

落選理由

  • Google To Doリストと理由は同じ。カテゴリ(Trelloでいうところのリスト)を横断してタスクを俯瞰できないのがやはりネックだった。プロジェクトとタスクが膨大になってくると優先順位の管理が難しくなってくる。

 

 

TodoistのUIと概観

というわけでTodoistの紹介に入っていこう。

まずインターフェイスはこんな感じ。

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 UIは「タスク」と、「プロジェクト」の2つから構成されている。

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タスクとプロジェクトの違いについては、

タスク:やるべき作業

プロジェクト:タスクをカテゴリごとに整理するためのフォルダ

と考えるとわかりやすい。

 

 

Todoistの基本的な使い方

基本機能はシンプルだが、使いこもうとすると色んな機能があり、最初から全部使おうとすると混乱する。

とりあえずは以下の基本機能が使えれば充分。

  • タスクの作成
  • 締め切りや実行予定日があれば入力
  • 優先順位をつける
  • タスクを並び替える
  • カテゴリ(プロジェクト)に分ける
  • カテゴリ(プロジェクト)を横断して優先度順に並べる

 

タスクの作成

まずはタスクの作成。もはや説明するまでもなく簡単。

①タスク追加の「+」のマーク(画面右上かタスク一覧の1番下にある)をクリックし、

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②追加したいタスクの名前を入力し、「タスクを追加」をクリックするだけ

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これでタスクは作成される。

 

タスクに締め切りや実行予定日があれば入力

 もし既に「締め切り」や「実行予定日」が決まっていれば、タスク作成時にそれも入力しておこう。

やり方は簡単。

タスク作成画面で、「スケジュール」という部分をクリック▼

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予定日を選択できる▼

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 なお、任意で開始時刻の設定も可能。

 

 

設定した予定日は右側に表示される▼

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タスクに優先順位をつける

タスクがまだ少ないうちは、タスクを優先度が高い順に上から並べておけば充分に機能する(タスクはドラッグ&ドロップで並べ替えができる)。

 

しかし、タスクの数が増えてきたり、自分が抱えるプロジェクトが多くなってくると、それだけでは管理しきれなくなる。

 

詳しくはこちらの記事を参照してほしい。

【関連記事】タスクのフォルダ分けと優先順位付けのジレンマ(近日公開予定)

 

そこで便利なのがTodoistの優先度という機能。タスクに4段階の優先度を付与することができる。

この機能と後に紹介する「優先度でのフィルタリング機能」を使えば、プロジェクトの種類に関係なく優先度が高いタスクを抽出することができる。

 

やり方は、まずタスク作成画面で右下の「旗のマーク」をクリック▼

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優先度1~4を選択できる(デフォルトでは4になっている)▼

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設定した優先度に応じてチェックボックスの色が変わる▼

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タスクを並び替える

タスクはドラッグ&ドロップでも並び替えられるが、

設定した「予定日」や「優先度」順に並び替えることもできる。

 

タスクリスト右上の「・・・」ボタンをクリックすると、「予定日で並び替え」と「優先度で並び替え」のコマンドが表示される▼

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プロジェクト(フォルダ)に分ける

抱えているタスクの量が多くなってきたら、プロジェクトを作成してタスクを分類すると見やすくなる(プロジェクトという言葉がピンと来なければ、カテゴリごとにフォルダ分けすると思ってもらうとよい)。

 

やり方。

画面左のプロジェクトの横にある「+」をクリック。すると新規プロジェクト作成画面が表示される▼

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プロジェクトのテーマカラーも選択できる▼

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新しいプロジェクトを作ったら、そこに必要なタスクをリストアップしていく▼

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すでに作成したタスクも、ドラッグ&ドロップで任意のプロジェクトに移動させることができる▼

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プロジェクトを横断して優先度順に並べる

僕はこの機能があるからTodoistを使っている。

タスクをプロジェクトで分類するとスッキリ整理されて良いんだけど、プロジェクトを横断してどのタスクの優先度が高いのか、1目で判断できなくなる。

そこで使えるのがこの機能。

 

やり方は簡単で、

①左のカラムのフィルターという欄を開いて、

②優先度1~優先度4という表示があるので、そこをクリック、

③プロジェクトを横断して自分が見たいと思った優先度のタスクを抽出できる▼

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応用的な使い方・使いこなすと便利な機能

続いて、応用的な使い方について紹介する。

 

以下のような、使いこなすと便利な機能がある。

  • タスクには全6種の情報を書き込める
  • タスクの繰り返し設定が可能
  • タスクは階層化できる
  • プロジェクトも階層化できる
  • キーボードショートカット
  • タスクにリンクも貼りつけられる

 

順を追って紹介する。

 

タスクには全6種の情報を書き込める

すでに紹介したものも含めてタスクには以下のような情報を付加できる。

 

  • 予定日(時刻も可能)
  • 4段階の優先度付け
  • プロジェクト
  • メモ(有料機能)
  • ファイルの添付(有料機能)
  • リマインダー(有料機能)
  • ラベル(有料機能)

 

これらを把握していれば、使い方の幅が広がり作業の効率をもっと高められる。

 

例えば、有料機能ではあるが、メモなどは使えるとかなり便利。

ここに作業の進捗などを記録すれば、作業のスピートを測ったり、作業再開のためのメモとして使うことができる。

 

すべての有料機能については、後の項でまとめて紹介する。

 

ルーティンなどには繰り返し設定が可能

予定日設定の応用的な使い方として、「繰り返し設定」もある。

ルーティンワークなどについては、これを使うと便利。

 

「毎週水曜日」「毎週の火曜日と金曜日」「毎月第3土曜日」など、かなり細かい設定も可能だからすごい。

 

やり方はタスク作成時に、タスク名の後ろに「毎週火曜日」などを入力する。

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すると自動でその情報を認識して、繰り返しの設定が適用される。

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入力の規則については、基本直感的に入力すれば大丈夫。

「毎週火曜日」「毎週水曜日と土曜日」「第三日曜日」など。

より詳しい規則についてはこちらの公式ページを参照。

Todoist - 繰り返しの予定日を設定する

 

ほんとにめちゃくちゃ応用効くからすごい。

 

タスクは階層化できる

例えば、「PC内のファイル整理」というタスクをさらに細分化すると、

  • 書類ファイルの整理
  • 画像ファイルの整理
  • 動画ファイルの整理 

 のように分解できる。

分解によってできたこの3つのタスクを終わらせることで、「PC内のファイル整理」という大元のタスクも消化したことになる。

これが階層化の概念で、細分化したタスクを「サブタスク」と呼ぶ(「PC内のファイル整理」という大元のタスクを親タスクと呼ぶ)。

 

Todoistではこのタスクの階層化が可能。

やり方は、タスク作成時に右下の「・・・」ボタンを押し、「サブタスク」ボタンを押すことでタスクの階層を下げることができる▼

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あるいは、「サブタスク」の右側に表示されているショートカットキーを押すことでも同様のことが可能。

 

これにより右側にインデントされたサブタスクが作成される▼

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作成済みのタスクから、それに対するサブタスクや親タスクを作成することもできる▼

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プロジェクトの階層化もできる 

タスクの階層化と同様に、プロジェクトも階層化できる▼

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キーボードショートカット

Todoistには便利なショートカットキーがたくさんある。

 

例えば以下のようなもの。

  • タスクを追加する:「q」
  • リスト(プロジェクト)の最下部に新しいタスクを追加する:「a」
  • リストの最上部に新しいタスクを追加する:「A」
  • プロジェクトを選択する:(タスク名入力欄で)「#」
  • 優先度を設定する:(タスク名入力欄で)「p1, p2, p3, p4」
  • 日付で並び替え:「s」
  • 優先度で並び替え:「p」

 

すべてのショーカットキーはこちらの公式ページに記載されている。

Todoist - キーボードショートカット

 

基本的な操作に慣れたら、キーボードショートカットを使うと生産性がとっても上がる。 

 

タスクにリンクも貼り付けられる

タスクのタイトルにURLを貼り付けると、自動でハイパーリンクになる。

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クリックすればもちろんリンク先に飛べる。

 

しかも、これをテキストリンクにする(URLをテキストに埋め込む)こともできる。

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URLがダラダラと表示されてると見栄えが悪いのですごく良い機能だ。

 

テキストリンクの作成の仕方は、タスク名の入力時に

「URL」+「半角スペース」+「半角カッコ付けのテキスト」

 

例えば、上の画像だと、

https://www.mindmap-school.jp/ (マインドマップ)

と入力してテキストリンクを作成している。

 

または、

[テキスト](URL)

でもイケるが、最初に挙げた方法の方が入力の手間が少ないのでオススメ。

 

このテキストリンク作成は、タスクのタイトルだけでなく、メモでも使える。

 

webのリンクを貼り付けても便利だけど、アプリのURLスキームを貼っておくと超便利。

例えば、Todoistを見てこれからやるタスクが「ブログ記事執筆の続き」だったとする。

で、そのタスクにEvernoteの該当ノートのリンクを貼り付けておけば、リンク(URLスキーム)を踏むだけでEvernoteが起動して書きかけのノートが開き、すぐに作業を再開できる。

 

 有料版(プレミアム)でのみ使える機能まとめ

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無料プランでも充分使えるのだが、有料版(プレミアムプラン)にはもちろん魅力的な機能が付いている。

有料機能のうち、魅力的な機能だけを以下にまとめた。

 

  • タスクへのメモ(コメント)
  • タスクにファイルを添付
  • オリジナルのフィルター作成
  • タスクの複製
  • ラベル機能
  • リマインダー設定
  • 自動バックアップ

 

特にタスクへのコメント(タスクの目的や進捗など書き込める)と、フィルターの作成はあるとかなり便利。

 

その他、すべての有料機能は公式サイトを参照。

▶︎Todoist - 無料版/プレミアム/ビジネスプラン比較表

▶︎Todoist - プレミアムプラン紹介ページ

 

 

外部ツール・アプリとの連携 

さらに応用的な使い方で、外部アプリのとの連携も可能。

かなり多くのアプリと連携している。

 

その中でも、最も使える連携が「Googleカレンダー」「Toggl」との連携。

 

Googleカレンダーと連携させれば、Todoistのタスクとカレンダーの予定をリアルタイムに同期させることができる。

詳しくはこちらの記事を参照。

【関連リンク】

▶︎TodoistのタスクとGoogleカレンダーの予定をリアルタイム相互同期・連携させる方法

 

一方、Togglと連携させれば、TodoistのタスクからTogglのタイマーをスタートさせることができる。

詳しくはこちらの記事を参照。

【関連リンク】

▶︎TodoistのタスクからTogglタイマーを起動させる方法【連携機能】

 

 

その他、すべての連携アプリはこちらの公式ページから参照できる。

▶︎Todoist - 連携アプリ一覧