ノンストレス渡辺の研究日誌

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TodoistのタスクとGoogleカレンダーの予定をリアルタイム相互同期・連携させる方法

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TodoistとGoogleカレンダーを連携させるとすごく便利だ。

 

Todoistの日時指定タスクとGoogleカレンダーの予定がリアルタイムに相互同期するようになる。

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つまり、Todoistで日時指定のタスクを作成すると、同名の予定がGoogleカレンダー側にも作られる。

逆もまた然りで、Googleカレンダーで予定を作ってもTodoist側に同名のタスクが作成される。

どちらかのアプリに加えた変更(タスクの名前や開始時刻)ももう一方のアプリに瞬時に反映される。

 

使い方は色々あるが、TodoistにストックしていたタスクをGoogleカレンダーのスケジュールにスムーズに組み込めるようになるのが最大のメリットだ

 

この記事では、

  • TodoistとGoogleカレンダーを連携・相互同期させるメリット
  • 連携・同期させるまでの実際の手順・方法
  • 連携させた後の使い方の具体例

について解説する。

 

 

 

TodoistとGoogleカレンダーを連携させるメリット

 

連携のメリットはタスク入力の2度手間が省けること

 

この連携を行う前は、Todoistにプールしていたタスクから今日やるものを選び、Googleカレンダーにそれを再度入力してスケジュールを組んでいた。

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つまり、

  1. Todoistでタスクを作成する
  2. Googleカレンダーで同名の予定を作成する

という感じで、似たような作業が2回発生していた。ぼくはここにかなり無駄を感じていた。

 

しかし、2つのツールを連携させると、

  1. どちらかのツールでタスク(予定)を作成すればもう一方に自動複製される

という風に、工数が1つ減る。

 

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同期もほぼリアルタイムで行われ、タイムラグはほとんどない。

この連携はかなり便利で、やってよかったと心から思ってる。

 

実際に連携/同期させる手順・方法

1. Todoistのウェブ アプリにサインインする(この連携機能はウェブ アプリからしか承認することができない)。

2. 右上にある歯車アイコンをクリックして、設定を選択。

3. 連携のタブをクリック。

4. Google カレンダーの横にある連携するをクリック。

5. Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリック。

6. 「todoist.com が Google アカウントへのアクセスをリクエストしています」と表示されるので、「許可」をクリック。

 

7. 以下の設定画面が表示される

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8. Googleカレンダーで作成済みのカレンダーが表示されるので、Todoistと同期させるものを選択する。

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9. Todoist側で同期させるのは「すべてのプロジェクト」のタスクにするか「特定のプロジェクトだけ」のものにするかを選択。

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10. 特定のプロジェクトにした場合のプロジェクトを選択する(すべてのプロジェクトにした場合も、Googleカレンダーで予定作成した時にTodoistのどのプロジェクトにタスクを作成するか指定する必要があるので、それをここで選択する)

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11.Todoistでタスク作成した場合に、Googleカレンダーに何分間の予定を作るかを指定する(タスク毎に時間設定する方法もある(後述))。

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12. Todoistで作成したタスクで開始時間を指定していないものを、終日の予定としてカレンダーに同期するか、あるいは同期しないかを選択する。

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以上を指定し、「連携する」をクリックすれば設定完了。

 

 

後から設定・設定変更できるもの

  • イベントの長さ(11.で設定した項目のこと)
  • 予定日はあるけれども時間指定のないタスクを同期するかどうかの選択
  • Todoistでタスクを完了させた(チェックした)時に対応するスケジュールをGoogleカレンダーに残すか
  • Google カレンダーのタスクに追加するラベル

 

変更できないもの

  • どのカレンダーにタスクを追加するか
  • Todoist アカウント全体を同期するか、特定のプロジェクト 1 つを同期するかの選択

上記を変更したい場合は1度連携解除してもう1回連携し直す必要がある。

 

 

その他、色々動作確認してみた結果のメモ

  • 「TodoistのプロジェクトAのタスクはカレンダーAへ、プロジェクトBのタスクはカレンダーBへ、という風にすることはできるのか?」→設定は1個しか作れないので出来ない。全部を同期するか、1個のプロジェクトのみ同期するかの2択。zapierとか使えばできるのかもしれないが、今の所必要なし。
  • Todoistでタスク作成後ほぼリアルタイムで反映される
  • Todoistで予定時間を変更すれば、googleカレンダー側でも変更される
  • 予定日時を指定していないタスクに、後から予定日時を追加すると、そのタスクもカレンダーに追加される
  • 予定日時のあるタスクを予定日なしにすると、カレンダーからも消える。
  • 予定日時のあるタスクをinbox(同期指定しているプロジェクト)から他のプロジェクトに移動させると、カレンダーからも消える(再び同期プロジェクトに戻すと再度カレンダーに追加されるが、カレンダーの予定の「説明欄(メモ)」にテキストを書き込んでいたらそれは消える)。
  • Todoistで予定日時のあるタスクを同期指定していないプロジェクトから同期指定しているプロジェクトに移すと、カレンダーに追加される。

 

Todoistのタスク作成時に、カレンダー側の予定の時間を指定する方法

Todoist でタスク名に [80m] のように入力して、各タスクごとにイベントの長さを設定することができます。タスクを保存すると、『[80m]』はタスク名から消え、Google カレンダー上に 1 時間 20 分の長さのイベントが作成されます。今のところ、この機能がサポートしているのは『m』(分)のみです。

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*[20m] などのようにイベントの長さをカスタマイズできるのは、タスクを作成する時のみです。Todoist でタスクを編集して [20m] のようにタグを追加しても、Google カレンダーですでに作成されたイベントの長さは変更できません。

引用▶︎Todoistヘルプ

↑ 個人的にタスクの日時は後で決めることが多いのであんまり使わない(ミーティングとかアポイントメント系なら別だけど、それはGoogleカレンダーに直書きしてるからどっちにしろあんまり使わない)

 

同期しない・同期できない場合

同期できなかったり、リアルタイムに同期しない(同期が遅い)場合は以下の方法を試してみると直ることがある

  • Todoist側で1度手動同期したり、両アプリでページの再読み込みをしたりする
  • 同期させたい側のアプリに何らかの変更(編集)を加える
  • 連携同期を行う(Todoistの歯車アイコン→設定→連携機能→Googleカレンダーのところで”同期”をクリック)
  • 1度連携を解除(削除)して、再度連携してみる

 

オススメの使い方の具体例(俺の使い方)

【予定(スケジュール)の作成】

  1. PCかタブレットでGoogleカレンダー開く(できればPCの方がいい*1)
  2. スマホでTodoist開く(タブレットがよければタブレットでもよい)*2
  3. Todoistで優先度やプロジェクト毎にタスクを眺めて、今日やるものを選び、日時を入力していく(この段階ではまだ時刻は仮でよい。開始時刻が決められなければ最悪今日の日付だけでもいい*3)。日時入力するとリアルタイムにカレンダーに反映されるのでそれを見ながらやるとやりやすい。
  4. タスクの日時入力をある程度済ませたらGoogleカレンダーで予定時刻を微調整する
  5. 時刻微調整後、必要に応じてタスクを追加したり削除したりしてスケジュールを完成させる

*1  4.で「Todoistからカレンダーに同期させたタスクの予定時間の微調整」を行う際に、PCの方がやりやすい。PC(Web)だとマウス操作(ドラッグなど)で直感的に時間の変更ができるが、iOSアプリだと1度編集画面に行かないと時間変更できないので面倒くさい。

*2  TodoistはiOSアプリで開いた方がいい。3.で予定時刻を入力する際に、PCだとキーボード入力、iOSアプリだとドラムロールでの入力になるから。個人的にここでキーボード入力させられるのはストレスが大きい。

*3  最低でも日付を入力すればカレンダーには同期されるが、できれば時刻も入力した方がいい。時刻を入力すればマウス操作で時間の変更が可能(PCの場合のみだけど)だが、時刻を入力せず終日の予定として登録すると1度編集画面に行かないと時刻変更できない。

 

 

【予定終了後の処理】

  • タスクの予定時刻が終了したら、Todoistで該当タスクにチェックを入れる(1日の終わりにまとめてやってもいい)
  • 作業が未完の場合や、日を跨ぐ場合はチェックを入れる前に*タスクを複製する**

*チェックすると複製できなくなるのでチェック前にする
**現状、web版でしかタスクの複製はできないので注意

 

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